Gestion des absences et case management en PME suisse

Un salarié absent longtemps : quand le flou juridique devient risque financier

Dans une PME de 15 personnes, l'absence prolongée d'un comptable ou d'une technicienne de surface peut désorganiser toute une équipe en quelques semaines. Le droit suisse impose des délais stricts de protection, des obligations de maintien de salaire et, depuis les développements jurisprudentiels du Tribunal fédéral, une duty to accommodate de plus en plus exigeante. Ignorer ces règles expose l'employeur à une résiliation abusive (art. 336 CO) et à des indemnités pouvant atteindre six mois de salaire.

Cadre légal : obligations de l'employeur en cas d'absence maladie ou accident

Maintien de salaire selon le CO

L'art. 324a du Code des obligations (CO) oblige l'employeur à verser le salaire pendant un temps « équitable » en cas d'empêchement non fautif du travailleur. Pour les cantons romands, l'échelle bernoise (ou de Berne) fait office de référence judiciaire habituelle :

• 1re année de service : 3 semaines de salaire
• 2e et 3e années : 1 mois
• 4e à 5e années : 2 mois
• 6e à 10e années : 3 mois
• Au-delà de 10 ans : 4 mois

Ces durées s'entendent par épisode d'empêchement, et non par année civile. Un employeur qui souscrit une assurance indemnités journalières maladie (IJM) collective couvrant au moins 80 % du salaire pendant 720 jours est libéré de l'obligation légale de maintien de salaire dès lors que la police est activée (art. 324a al. 4 CO). C'est le régime le plus répandu en Suisse romande.

Protection contre le congé pendant la maladie (art. 336c CO)

Le même code interdit le licenciement pendant les périodes de protection suivantes :

• 30 jours durant la 1re année de service
• 90 jours de la 2e à la 5e année
• 180 jours dès la 6e année

Un congé notifié avant l'incapacité de travail reste valable, mais son délai est suspendu pendant la période protégée puis reprend à la guérison. Un congé notifié pendant la période protégée est nul de plein droit. La PME doit donc tenir un suivi rigoureux des dates de début et de fin de chaque épisode maladie.

Accidents professionnels et non professionnels : LAA

La Loi sur l'assurance-accidents (LAA) prend le relais dès le 3e jour suivant l'accident. La SUVA ou un assureur privé LAA verse 80 % du gain assuré (plafonné à CHF 148 200 par an dès 2024). L'employeur reste redevable du salaire des deux premiers jours (jours de carence). Pour les accidents non professionnels, l'employé doit travailler au moins 8 heures par semaine pour être couvert ; en dessous, la couverture ANP est exclue.

Case management : définition, déclencheurs et acteurs

Qu'est-ce que le case management d'entreprise ?

Le case management (CM) désigne la coordination active et structurée du retour au travail d'un collaborateur dont l'absence dépasse un certain seuil. Il ne s'agit pas d'un instrument de pression, mais d'une démarche pluridisciplinaire impliquant l'employeur, le médecin, l'assureur et, le cas échéant, l'AI. L'objectif : éviter la chronicisation de l'absence, maintenir le lien avec l'entreprise et préparer une réintégration progressive ou un reclassement.

En Suisse, le CM est explicitement prévu dans le cadre de la Loi fédérale sur l'assurance-invalidité (LAI) : l'AI peut mandater un case manager dès que l'assuré risque de devenir invalide (art. 68quinquies LAI). L'employeur peut — et doit dans les faits — initier cette démarche bien avant que l'AI ne s'en empare, idéalement dès la 4e semaine d'absence.

Seuils de déclenchement recommandés

• Semaine 1–2 : Premier contact empathique de l'employeur (appel ou message), sans pression sur la reprise.
• Semaine 3–4 : Entretien de maintien du lien ; information sur les droits et les aides disponibles. Première alerte à l'assureur IJM ou LAA.
• Jour 30 : Annonce précoce à l'AI (art. 11 LAI) — pas obligatoire, mais fortement conseillée. L'employeur peut annoncer lui-même ; le travailleur doit y consentir.
• Semaine 8–12 : Bilan avec le médecin-conseil de l'assureur et évaluation de la capacité résiduelle de travail.
• Mois 4–6 : Mise en place formelle d'un plan de retour (Return to Work — RTW), signé par les parties.

Rôle de l'AI et détection précoce

Depuis la révision 6b de la LAI, l'AI favorise la réadaptation avant la rente. Le portail AVS-AI détaille les mesures d'ordre professionnel accessibles : reclassement, placement, indemnités journalières de réadaptation (CHF 88.– à CHF 220.– par jour selon le degré d'invalidité et le revenu assuré). L'annonce précoce suspend les délais de carence et accélère l'examen du dossier. Un employé qui refuse sans motif valable de collaborer peut voir ses prestations réduites.

Procédure de case management : étapes détaillées pour la PME

1. Documentation immédiate : Enregistrer la date de début d'incapacité, le taux (50 %, 100 %), le diagnostic si communiqué. Conserver les certificats médicaux originaux (délai de conservation : 5 ans).
2. Notification à l'assureur IJM/LAA : La plupart des polices exigent une annonce dans les 30 jours. Un retard peut entraîner une réduction des prestations.
3. Entretien de retour (Return Interview) : Planifier un entretien dès que l'employé est en mesure d'y participer, avec un agenda clair : ressenti, besoins d'adaptation, plan de reprise. Ne pas attendre la guérison totale.
4. Évaluation de la capacité résiduelle : Demander un rapport médical centré sur la capacité fonctionnelle (quelles tâches, combien d'heures) et non sur le diagnostic. Impliquer le médecin du travail si l'entreprise en a un, ou mandater un spécialiste via l'assureur.
5. Plan de retour progressif : Formaliser un document signé précisant le taux de travail par semaine, les tâches adaptées, les objectifs intermédiaires et les personnes référentes. Ce plan est juridiquement neutre mais constitue une preuve de bonne foi en cas de litige ultérieur.
6. Coordination avec l'AI : Si l'absence dépasse 2 mois sans perspective claire, contacter l'office AI cantonal pour déclencher l'annonce précoce et explorer les mesures de réadaptation.
7. Clôture du dossier : À la reprise complète ou à la résiliation (après la période de protection), archiver le dossier et notifier la fin des prestations à l'assureur.

Résiliation après la période de protection : conditions et risques

Résiliation ordinaire valable

Une fois la période de protection expirée (art. 336c CO), l'employeur peut résilier le contrat en respectant les délais de congé contractuels ou légaux. Le délai légal est d'un mois pour la 1re année de service, deux mois de la 2e à la 9e année, et trois mois dès la 10e année (art. 335c CO). La résiliation doit être notifiée par écrit et motivée si l'employé le demande dans les 30 jours suivant sa réception.

Résiliation abusive : jurisprudence clé

Le Tribunal fédéral (TF) a développé une jurisprudence nourrie autour de l'art. 336 CO. Un licenciement d'un employé malade est abusif si :

• l'employeur n'a pas cherché de solution de reclassement interne alors que des postes adaptés existaient ;
• le motif réel est la maladie elle-même, dissimulé derrière une réorganisation fictive ;
• l'employé n'a pas été entendu avant la décision (violation du droit d'être entendu, même si non codifié expressément pour le droit privé).

L'indemnité en cas de résiliation abusive peut atteindre 6 mois de salaire (art. 336a CO), versée sans déduction des prestations AI ou IJM. Pour une PME avec un employé à CHF 5 500.– brut mensuel, c'est une exposition de CHF 33 000.– minimum.

Résiliation d'un commun accord

Souvent préférable à la résiliation unilatérale, la convention de résiliation doit être signée librement par l'employé, sans pression. Le TF a annulé des accords signés pendant une hospitalisation ou sous traitement lourd, estimant que le consentement était vicié. Prévoir une formulation indiquant que l'employé a pu consulter un conseiller juridique.

Cas pratique : Fabienne, assistante administrative dans une fiduciaire vaudoise

Situation : Fabienne Rochat, 38 ans, travaille depuis 7 ans comme assistante administrative dans une fiduciaire de 12 collaborateurs à Morges (VD). Salaire brut mensuel : CHF 5 200.–. Le 14.02.2024, elle s'arrête à 100 % pour un burnout. La PME est assurée pour les IJM collectives (80 % du salaire, délai de carence 30 jours, durée maximale 730 jours).

Calcul du maintien de salaire (CO) :

• 7 ans de service → droit légal : 3 mois selon l'échelle bernoise.
• Période de carence de l'IJM : 30 jours, entièrement couverts par le maintien de salaire CO.
• Montant versé par l'employeur pendant les 30 premiers jours : CHF 5 200.– (salaire entier, conformément à la police).
• Dès le 31e jour (15.03.2024) : l'IJM prend le relais à CHF 5 200.– × 80 % = CHF 4 160.– par mois, versés directement ou via l'employeur selon la police.

Période de protection : 7 ans de service → 180 jours de protection contre le congé (art. 336c CO). Toute résiliation notifiée entre le 14.02.2024 et le 12.08.2024 est nulle de plein droit si Fabienne est toujours en incapacité.

Déclenchement du case management :

1. Semaine 3 (28.02.2024) : La responsable RH, Isabelle Muller, appelle Fabienne pour un entretien de maintien du lien. Ton : soutien, pas d'interrogation sur le diagnostic. Note interne rédigée et archivée.
2. Jour 30 (15.03.2024) : Annonce à l'assureur IJM (Groupe Mutuel dans cet exemple). Formulaire de déclaration de sinistre transmis avec les certificats médicaux.
3. Semaine 8 (10.04.2024) : Le médecin-conseil de l'assureur évalue une capacité résiduelle de 20 % pour des tâches administratives légères. Isabelle propose un retour progressif : 1 heure/jour, sans contact client.
4. Mois 3 (14.05.2024) : Annonce précoce volontaire à l'AI Vaud, avec le consentement écrit de Fabienne. L'AI ouvre un dossier et désigne un case manager AI.
5. Mois 5 (15.07.2024) : Plan de retour formalisé : 40 % dès le 01.08.2024, puis progression par paliers mensuels de 20 %. L'IJM couvre la différence entre le taux travaillé et 80 % du salaire entier (coordination des prestations).

Résultat : Fabienne reprend à 100 % le 01.11.2024. Durée totale de l'absence : 8,5 mois. Coût total pour la fiduciaire : CHF 5 200.– (1 mois de maintien de salaire) + réorganisation partielle estimée à CHF 3 000.– (heures supplémentaires des collègues). Indemnités IJM versées : CHF 4 160.– × 7,5 mois ≈ CHF 31 200.–, intégralement à charge de l'assureur.

Récapitulatif opérationnel

• Vérifier la police IJM dès l'embauche : délai de carence, taux de couverture (min. 80 %), durée (min. 720 jours), clause d'annonce. Une police insuffisante rebascule l'obligation sur l'employeur (art. 324a CO).
• Tenir un registre des absences horodaté : date de début, taux d'incapacité, reprise partielle ou totale. Ce registre est indispensable pour calculer les périodes de protection et les droits au maintien de salaire.
• Déclencher le premier contact employeur avant la fin de la 3e semaine : pas pour vérifier un diagnostic, mais pour maintenir le lien et informer l'employé de ses droits.
• Notifier l'assureur dans les délais contractuels : lire la police et noter la date limite d'annonce. En cas d'absence longue, prévenir également la caisse de compensation AVS pour les éventuelles APG (maternité, maladie des proches).
• Ne jamais notifier un congé pendant la période de protection sans vérification préalable : calculer la date exacte de fin de protection sur la base du premier jour d'incapacité, pas du premier certificat reçu.
• Activer l'annonce précoce AI dès le mois 2–3 : la procédure est gratuite, volontaire et suspend les délais de carence AI. Elle évite l'escalade vers une rente.
• Formaliser le plan de retour progressif par écrit : taux hebdomadaire, tâches adaptées, durée, révision prévue. Ce document protège l'employeur en cas de contestation ultérieure.
• En cas de résiliation après la période protégée, documenter le motif économique ou organisationnel réel : un dossier vide ou contradictoire suffit au TF pour retenir le caractère abusif du licenciement.
• Intégrer la gestion des absences dans l'outil RH central (un outil comme SynHR permet de centraliser certificats, alertes de délais et coordinations avec les assureurs) afin d'éviter les omissions sur des dossiers multi-épisodes.

Sources

• Code des obligations (CO) — fedlex.admin.ch — texte consolidé des art. 324a, 335c, 336 et 336c sur le maintien de salaire, les délais de congé et la protection contre le licenciement.
• Loi fédérale sur l'assurance-accidents (LAA) — fedlex.admin.ch — base légale des prestations en cas d'accident professionnel et non professionnel.
• Loi fédérale sur l'assurance-invalidité (LAI) — fedlex.admin.ch — art. 68quinquies sur le case management AI et les mesures de réadaptation professionnelle.
• Portail AVS-AI — avs-ai.ch — informations pratiques sur l'annonce précoce, les indemnités journalières AI et les mesures d'ordre professionnel.
• Secrétariat d'État à l'économie (SECO) — seco.admin.ch — ressources sur les conditions de travail, la protection de la santé en entreprise et la législation sur le travail (LTr).