Décès d'un salarié : à qui verser le salaire et le 13e mois ?

Un salarié décède : l'employeur est immédiatement concerné

Le décès d'un collaborateur crée une urgence administrative souvent sous-estimée. L'employeur doit identifier rapidement à qui verser le salaire dû, comment traiter le 13e mois et quelles démarches enclencher auprès des assurances sociales, le tout en respectant un cadre légal précis posé par le Code des obligations (CO).

Ce que dit la loi : obligation de paiement et ayants droit

L'article 338 CO : la règle de base

Le décès du travailleur met fin au contrat de travail. L'art. 338 CO prévoit toutefois deux obligations distinctes à la charge de l'employeur.

Premièrement, le salaire est dû jusqu'au jour du décès inclus. L'employeur verse au prorata le salaire mensuel correspondant aux jours travaillés ou aux jours du mois courus jusqu'au décès. Il n'y a pas de résiliation ordinaire avec délai de congé : le contrat s'éteint de plein droit au moment du décès.

Deuxièmement, si le travailleur laisse un conjoint, un partenaire enregistré ou des enfants mineurs, l'employeur est tenu de verser le salaire pour un mois supplémentaire entier. Ce délai passe à deux mois si le travailleur comptait cinq ans de service accomplis. Ce n'est pas une gratification discrétionnaire : c'est une obligation légale impérative à laquelle le contrat de travail ne peut pas déroger au détriment des ayants droit (art. 338 al. 2 CO). La durée de service s'apprécie à la date du décès, et non à la fin du mois.

Qui sont les ayants droit au sens de l'art. 338 CO ?

La loi désigne explicitement : le conjoint survivant, le partenaire enregistré (au sens de la loi sur le partenariat), et les enfants mineurs du travailleur décédé. Le concubin sans partenariat enregistré n'entre pas dans cette liste, quand bien même il vivait sous le même toit depuis des années. Les parents, frères et sœurs ne sont pas visés par l'art. 338 CO. En revanche, rien n'interdit à l'employeur de verser volontairement davantage si le règlement interne ou la CCT applicable le prévoit.

Lorsque le travailleur ne laisse ni conjoint, ni partenaire enregistré, ni enfants mineurs, l'obligation du mois ou des deux mois supplémentaires ne s'applique pas. Seul le salaire prorata du mois en cours est dû, et il tombe dans la succession ordinaire.

Ordre de paiement et succession

Les sommes dues au titre de l'art. 338 CO ne font pas partie de la masse successorale ordinaire soumise aux règles du Code civil (CC). Elles reviennent directement aux ayants droit désignés par la loi, même si le défunt avait des dettes ou si la succession est répudiée. Cette qualification est confirmée par la jurisprudence du Tribunal fédéral (notamment ATF 129 III 664) : le droit à ces mois de salaire est un droit propre des ayants droit survivants, non un actif successoral.

Le salaire prorata du mois en cours (jusqu'à la date du décès), en revanche, tombe bien dans la succession. Si la succession est répudiée par tous les héritiers, l'employeur devra se renseigner auprès de l'autorité compétente (juge de paix ou office des successions selon le canton) sur la marche à suivre. Il ne doit pas conserver indéfiniment les sommes : verser à la caisse de justice de paix ou à l'office cantonal des successions est généralement la solution, en obtenant une quittance.

Le 13e mois et les gratifications : traitement spécifique

13e mois contractuel

Si le contrat prévoit un 13e salaire, celui-ci est un élément du salaire au sens de l'art. 322 CO et non une gratification discrétionnaire. Il est dû au prorata des mois travaillés dans l'année, jusqu'à la date du décès. Ce prorata tombe en partie dans la succession (pour la portion correspondant au salaire jusqu'au décès) et en partie dans la créance des ayants droit si l'on considère que le mois supplémentaire légal inclut aussi la part de 13e correspondante. La jurisprudence cantonale est nuancée sur ce point : certains tribunaux ont inclus la part de 13e dans le calcul du mois supplémentaire, d'autres l'ont exclue. La prudence invite l'employeur à calculer le prorata du 13e jusqu'à la date du décès et à le verser avec le salaire prorata, puis à inclure la part de 13e dans le mois (ou les deux mois) supplémentaire(s) si la CCT ou le contrat l'exige explicitement.

Gratification discrétionnaire

Si le bonus est qualifié de gratification au sens de l'art. 322a et 322d CO (montant variable laissé à l'appréciation de l'employeur), la créance n'est pas exigible de plein droit. L'employeur peut décider de ne pas la verser, ou de la verser au prorata à titre de geste. Cette décision doit être cohérente avec les pratiques habituelles de l'entreprise pour éviter une inégalité de traitement susceptible d'être contestée par la succession.

Vacances non prises

Les jours de vacances acquis et non pris au moment du décès sont convertis en indemnité pécuniaire. Cette indemnité tombe dans la succession ordinaire, pas dans le régime de l'art. 338 CO. Si la succession est acceptée, les héritiers peuvent la réclamer. Le calcul se fait sur la base du salaire journalier (salaire annuel divisé par le nombre de jours ouvrables de la CCT ou du contrat) multiplié par les jours de vacances acquis restants.

Procédure pas à pas pour l'employeur

1. Obtenir l'acte de décès ou un certificat officiel. L'employeur ne peut pas se fier à une simple information verbale. Demander une copie de l'acte de décès ou, à défaut immédiat, une confirmation écrite de la famille avec la date exacte.
2. Identifier les ayants droit au sens de l'art. 338 CO. Conjoint ou partenaire enregistré ? Enfants mineurs ? Demander une copie du livret de famille ou un certificat d'état civil. En l'absence d'ayants droit légaux, seul le prorata du mois en cours est dû à la succession.
3. Calculer le salaire prorata jusqu'à la date du décès. Nombre de jours calendaires courus (ou jours ouvrés selon le mode de calcul habituel) divisé par le nombre total de jours du mois, multiplié par le salaire mensuel brut. Inclure la part de 13e prorata si applicable.
4. Calculer le mois supplémentaire (ou les deux mois). Vérifier l'ancienneté à la date du décès. Un mois entier de salaire brut pour moins de cinq ans, deux mois pour cinq ans ou plus. Ce montant est versé directement aux ayants droit (conjoint/partenaire, enfants), pas à la succession.
5. Établir les décomptes de salaire distincts. Un décompte jusqu'à la date du décès (succession), un décompte pour le(s) mois supplémentaire(s) (ayants droit). Les deux ont des destinataires différents : ne pas fusionner les versements sans précision.
6. Prélever les cotisations sociales correctement. Les salaires jusqu'au décès sont soumis aux cotisations AVS/AI/APG/AC normales. Les mois supplémentaires de l'art. 338 CO sont également soumis aux cotisations sociales selon la pratique des caisses de compensation (vérifier auprès de votre caisse). Les indemnités de vacances également.
7. Annuler l'affiliation et déclarer le décès à la caisse de compensation. Informer la caisse AVS cantonale ou la caisse d'affiliation. Le salarié décédé ne peut plus cotiser ; les décomptes mensuels ou trimestriels doivent être mis à jour immédiatement. Consulter votre caisse de compensation AVS/AI pour les formulaires de mutation.
8. Informer la caisse de pension LPP. Le décès ouvre des droits aux survivants (rente de conjoint, rente d'orphelin) selon le règlement de la caisse. L'employeur doit notifier la caisse de pension sans délai, en transmettant la date exacte du décès. Les ayants droit devront se manifester directement auprès de la caisse.
9. Vérifier les assurances perte de gain maladie et accident. Si le salarié était en arrêt maladie ou en accident au moment du décès, des prestations peuvent avoir été versées par l'assureur. Vérifier si des remboursements de salaire sont à effectuer (subrogation) ou si des indemnités reviennent aux ayants droit.
10. Établir le certificat de travail. Le certificat de travail doit être établi et remis à la famille si elle le demande. Il est daté de la date du décès et mentionne la durée des rapports de travail. La famille peut avoir besoin de ce document pour des démarches successorales.
11. Restituer les documents et matériels de l'entreprise. Ordonner l'accès aux comptes mail, restitution des clés, badge, véhicule, matériel informatique. Fixer un délai raisonnable avec la famille ou l'exécuteur testamentaire.

Cotisations sociales sur les mois supplémentaires : un point souvent mal géré

La question des cotisations sur les mois supplémentaires de l'art. 338 CO est régulièrement source d'erreur. La pratique des caisses de compensation considère ces montants comme du revenu soumis aux cotisations AVS/AI/APG/AC, au même titre que le salaire ordinaire. L'employeur doit donc prélever la part salariale et verser la part patronale. Le montant net versé aux ayants droit est donc le brut du mois supplémentaire diminué des cotisations salariales. Certains employeurs versent le brut sans retenue, ce qui crée un litige avec la caisse lors du décompte annuel. Anticiper ce point dès le premier décompte évite une réclamation ultérieure.

Pour les allocations familiales en cours, informer sans délai la caisse d'allocations familiales compétente. Les allocations versées après le décès et pour des périodes postérieures au décès devront être restituées.

Cas pratique : PME vaudoise, 18 employés

Beatrix Rouiller, 44 ans, travaille depuis sept ans comme responsable comptable chez Optiverre SA, une PME de taille moyenne à Morges (VD), avec un salaire mensuel brut de CHF 7 200 et un 13e salaire contractuel. Elle décède le 14 mars d'un arrêt cardiaque. Elle laisse un mari et deux enfants, l'un de 15 ans, l'autre de 20 ans (donc majeur).

Calcul du salaire prorata jusqu'au 14 mars : 14 jours sur 31 jours de mars. Salaire brut prorata : 7 200 × (14 / 31) = CHF 3 251.60. Part de 13e prorata pour l'année en cours (janvier à mi-mars, soit 2,5 mois sur 12) : 7 200 × (2.5 / 12) = CHF 1 500. Total brut dû à la succession pour la période travaillée : CHF 4 751.60, soumis aux cotisations sociales ordinaires, le solde net versé à la succession (héritiers légaux selon le CC).

Mois supplémentaires légaux (art. 338 CO) : Beatrix comptait sept ans de service, soit plus de cinq ans. Optiverre SA doit donc deux mois de salaire entiers aux ayants droit légaux. Le mari est conjoint survivant, le premier enfant est mineur : les conditions sont remplies. Deux mois : 2 × CHF 7 200 = CHF 14 400 brut. Sur ce montant, les cotisations salariales AVS/AI/APG/AC sont prélevées. Le net est versé directement au mari et/ou pour le compte de l'enfant mineur, indépendamment de la succession.

13e mois dans les mois supplémentaires : Le contrat prévoit un 13e salaire. Optiverre SA décide, en accord avec l'interprétation prudente, d'intégrer la part de 13e proportionnelle aux deux mois supplémentaires dans le calcul. Soit 2 × (7 200 / 12) = CHF 1 200 supplémentaires bruts inclus dans les deux mois.

Vacances non prises : Beatrix avait acquis 8 jours de vacances non pris au 14 mars. Salaire journalier : 7 200 × 13 / 260 = CHF 360 (en incluant le 13e). Indemnité vacances : 8 × 360 = CHF 2 880 brut. Cette somme tombe dans la succession, pas chez les ayants droit de l'art. 338 CO.

Le RH d'Optiverre SA établit donc trois décomptes distincts : le prorata mars (succession), les deux mois supplémentaires (conjoint et enfant mineur), l'indemnité vacances (succession). La caisse de pension est notifiée le 15 mars. La caisse AVS cantonale reçoit la déclaration de décès dans la semaine.

Récapitulatif opérationnel

• Obtenir immédiatement l'acte de décès avec la date exacte : toute la procédure en dépend.
• Identifier si des ayants droit au sens de l'art. 338 CO existent (conjoint, partenaire enregistré, enfants mineurs) : sans eux, il n'y a pas de mois supplémentaire légal.
• Vérifier l'ancienneté à la date du décès pour déterminer si un ou deux mois supplémentaires sont dus.
• Établir des décomptes séparés : prorata du mois en cours et indemnité vacances (succession) d'un côté, mois supplémentaire(s) et part de 13e (ayants droit directs) de l'autre.
• Prélever les cotisations sociales AVS/AI/APG/AC sur les mois supplémentaires de l'art. 338 CO, ne pas verser le brut sans retenue.
• Notifier sans délai la caisse de pension LPP : des rentes de survivants (conjoint, orphelins) peuvent être ouvertes dès le premier jour du mois suivant le décès selon les règlements.
• Déclarer le décès à la caisse de compensation AVS compétente et corriger les décomptes de cotisations en cours.
• Vérifier la situation des allocations familiales en cours : stopper les versements et signaler le décès à la caisse cantonale d'allocations familiales.
• Si la succession est répudiée, ne pas bloquer les sommes : contacter l'office des successions cantonal pour obtenir des instructions de paiement et une quittance libératoire.
• Vérifier la CCT applicable : certaines conventions collectives (construction, hôtellerie-restauration, etc.) prévoient des conditions plus favorables que le CO minimum ; elles s'appliquent en lieu et place si elles sont plus avantageuses pour les ayants droit.

Un outil RH comme SynHR peut aider à générer des décomptes distincts et à tracer les destinataires, mais la décision juridique sur les ayants droit et le montant reste toujours du ressort de l'employeur ou de son fiduciaire, avec l'appui de la documentation du SECO sur les droits des travailleurs.

Sources

• Code des obligations (CO), art. 338, texte consolidé sur Fedlex, art. 338 sur les effets du décès du travailleur et les droits des survivants.
• Code civil suisse (CC), texte consolidé sur Fedlex, droit successoral applicable aux créances tombant dans la masse héréditaire.
• Portail AVS-AI, informations sur les rentes de survivants, les démarches de déclaration de décès aux caisses de compensation et les prestations aux survivants.
• Office fédéral des assurances sociales (OFAS), publications sur la prévoyance professionnelle LPP et les prestations de survivants des caisses de pension.
• Secrétariat d'État à l'économie (SECO), documentation sur le droit du travail suisse, conditions d'emploi et obligations de l'employeur.