Congé sabbatique non payé : comment le cadrer contractuellement

Un accord oral ne suffit pas

Un collaborateur bien intégré part six mois en Amérique du Sud. Aucun contrat de congé sabbatique n'a été signé. À son retour, il conteste la suspension de son salaire et réclame des cotisations LPP non versées. Ce scénario arrive régulièrement dans des PME qui accordent ce type de congé sur une poignée de main. Le Code des obligations (CO) ne prévoit aucune disposition spécifique sur le congé sabbatique non payé : tout repose sur la convention des parties. C'est précisément pour cela qu'un accord écrit, complet et signé avant le départ est indispensable.

Cadre légal : ce que le CO dit (et ne dit pas)

Absence de droit légal au congé non payé

Le droit suisse ne reconnaît aucun droit subjectif du travailleur à obtenir un congé non payé, quelle qu'en soit la durée. L'art. 329a CO impose des vacances minimales payées, mais ne traite pas des absences non rémunérées prolongées. L'employeur reste libre d'accepter ou de refuser la demande, sous réserve d'une clause contractuelle ou d'une convention collective applicable (CCT) qui prévoirait autre chose. Avant de répondre, vérifiez si une CCT couvre votre secteur : certaines CCT romandes dans la construction, l'hôtellerie ou la vente accordent des droits spécifiques à des congés non payés.

Suspension du contrat, pas résiliation

Un congé sabbatique se traduit juridiquement par une suspension conventionnelle du contrat de travail. Le contrat reste en vigueur : la protection contre le licenciement abusif (art. 336 CO) subsiste, le devoir de fidélité de l'employé et le devoir de soin de l'employeur persistent. La suspension n'est pas une rupture. Si vous souhaitez que le poste puisse être repourvu définitivement pendant l'absence, la seule voie légale est la résiliation ordinaire du contrat, avec les conséquences qui s'ensuivent (délai de congé, indemnités éventuelles).

Délai de congé pendant la suspension

Pendant la période de suspension convenue, l'employeur ne peut pas notifier un licenciement qui prendrait effet pendant le congé si les parties ont exclu cette possibilité dans la convention. En revanche, si la convention ne dit rien, les règles ordinaires s'appliquent : le délai de congé court normalement. Précisez donc explicitement dans la convention si la résiliation ordinaire est suspendue ou non pendant le congé.

Assurances sociales : les points qui piègent

AVS/AI/APG

La suspension du contrat n'entraîne pas automatiquement la fin de l'assujettissement AVS. Selon la législation AVS, les cotisations sont dues sur le salaire déterminant. Pendant un congé non payé, il n'y a pas de salaire versé : il n'y a donc pas de cotisations salariales à déduire. Toutefois, le collaborateur doit cotiser à titre de personne sans activité lucrative si l'absence dépasse la durée admise sans cotisation employeur. Renseignez-vous auprès de votre caisse de compensation cantonale (OCAS) pour vérifier le traitement exact selon la durée du congé.

LPP : le point le plus souvent négligé

La Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle (LPP) et le règlement de votre institution de prévoyance déterminent ce qui se passe pendant un congé non payé. La plupart des règlements de caisse de pension prévoient deux options : soit le maintien volontaire de l'assurance (avec prise en charge des cotisations par l'employé seul, ou partagée selon accord), soit la suspension de la couverture. Si la couverture est maintenue, précisez dans la convention qui paie les cotisations patronales et salariales pendant l'absence. Si elle est suspendue, le collaborateur doit être informé par écrit des lacunes de prévoyance qui en résulteront. Contactez votre institution de prévoyance avant la signature de la convention : les délais de décision varient selon les caisses.

Assurance-accidents (LAA)

Selon la LAA, la couverture accidents professionnels cesse dès la fin du rapport de travail ou de la perception du salaire. La couverture accidents non professionnels peut être maintenue par convention avec l'assureur jusqu'à un délai fixé par le règlement (à vérifier dans votre police). Informez l'assureur LAA avant le début du congé et obtenez une confirmation écrite de la durée de couverture résiduelle. Le collaborateur doit être informé de l'éventuelle nécessité de souscrire une assurance personnelle complémentaire pour la période non couverte.

Indemnités journalières maladie (LCA)

Les polices d'indemnités journalières maladie du commerce (LCA) varient fortement. Vérifiez si votre police maintient la couverture pendant une absence non payée ou si une résiliation de fait est prévue. La plupart des assureurs suspendent la couverture dès l'arrêt du versement des salaires. Une clause de réintégration à la reprise doit être négociée si nécessaire.

La convention de congé sabbatique : clauses indispensables

Forme et contenu minimal

La convention doit être établie par écrit, signée par les deux parties avant le départ, et conserver une copie dans le dossier du personnel. Elle doit couvrir au minimum les points suivants :

1. Durée exacte : dates de début et de fin (format DD.MM.YYYY), avec une clause sur ce qui se passe en cas de retour anticipé ou de prolongation demandée.
2. Suspension du salaire : confirmation explicite que le salaire est suspendu pendant toute la durée du congé, avec la date du dernier versement et du premier versement à la reprise.
3. Sort du poste : le collaborateur retrouve-t-il son poste à l'identique, un poste équivalent, ou aucun engagement de reprise n'est-il pris ? Si vous prévoyez un remplacement temporaire, précisez-le.
4. Assurances sociales : traitement LPP (maintien ou suspension, qui paie), LAA (durée de couverture résiduelle, obligation d'information sur la couverture personnelle), IJM.
5. Délai de congé : la résiliation ordinaire est-elle suspendue ou non pendant le congé ?
6. Obligations réciproques pendant le congé : l'employé est-il joignable ? Peut-il exercer une activité lucrative pour un tiers ? (Le devoir de fidélité de l'art. 321a CO reste applicable, mais son étendue doit être précisée.)
7. Clause de restitution : si la convention prévoit une participation financière de l'employeur (maintien partiel du salaire ou cotisations LPP), à quelles conditions une restitution est-elle exigée si le collaborateur ne revient pas ?
8. Vacances acquises : solde de vacances restant à la date de départ, traitement (à prendre avant le congé, reporté, indemnisé).

Clause de non-concurrence et activité pendant le congé

Si votre contrat de travail contient une clause de non-concurrence (art. 340 CO), elle reste en principe applicable pendant la suspension. Précisez dans la convention si l'employé peut exercer une activité rémunérée auprès d'un tiers pendant son congé. Une interdiction générale peut être difficile à tenir si le collaborateur finance son voyage par un travail à l'étranger, mais une activité directement concurrente doit rester prohibée.

Procédure administrative étape par étape

1. Entretien préalable : l'employeur reçoit la demande écrite du collaborateur (délai raisonnable avant la date souhaitée, minimum deux à trois mois pour une absence longue). Il vérifie si une CCT applicable accorde un droit au congé.
2. Consultation de la caisse de pension : avant toute réponse définitive, l'employeur contacte l'institution de prévoyance pour connaître les options de maintien ou de suspension de couverture et les délais de décision.
3. Notification à l'assureur LAA et IJM : information formelle à l'assureur accidents et à l'assureur IJM, demande de confirmation écrite de la couverture résiduelle.
4. Rédaction de la convention : accord écrit couvrant tous les points listés ci-dessus, relu si possible par le conseil juridique ou le fiduciaire RH.
5. Signature des deux parties : avant le départ, en deux exemplaires originaux.
6. Mise à jour de la caisse de compensation (OCAS) : annonce de la suspension du contrat si la caisse l'exige pour le décompte des cotisations.
7. Information du collaborateur remplaçant : si un remplacement temporaire est prévu, établir un contrat à durée déterminée distinct, sans lien avec le retour du titulaire du poste.
8. Confirmation écrite de la reprise : deux à quatre semaines avant la fin du congé, l'employeur confirme par écrit la date de reprise, le poste et les conditions. Le collaborateur confirme son retour.
9. Réintégration administrative : réactivation auprès de la caisse de pension, de la LAA, de l'IJM, mise à jour de la fiche de salaire.

Cas pratique

Situation : Isabelle Rochat, comptable chez Mécanix SA à Morges (18 employés), demande un congé non payé de quatre mois pour accompagner son partenaire lors d'un déplacement professionnel à l'étranger. Elle est sous contrat à durée indéterminée depuis cinq ans, salaire mensuel brut de CHF 6 800. La direction accepte.

Cotisations LPP : La caisse de pension de Mécanix SA autorise le maintien volontaire de la couverture pendant quatre mois. Le règlement prévoit que, en cas de maintien, l'employé prend en charge la totalité des cotisations (part patronale et part salariale). Sur un salaire assuré de CHF 6 800 par mois, la somme mensuelle de cotisations LPP (taux fixé par le règlement de la caisse, à vérifier auprès de l'institution) est convenue dans la convention. Mécanix SA avance les cotisations et les retient sur le premier salaire versé à la reprise, selon accord écrit.

LAA : L'assureur LAA de Mécanix SA confirme par écrit que la couverture accidents non professionnels est maintenue pendant trente jours après le dernier jour de travail rémunéré, conformément au délai légal prévu par la LAA. Isabelle est informée par écrit qu'elle doit souscrire une assurance personnelle pour la période restante (environ trois mois). Elle présente une attestation de couverture avant son départ.

Vacances : Au 01.06.2025 (date de départ), Isabelle dispose d'un solde de huit jours de vacances acquis. La convention prévoit qu'elle prend ces huit jours immédiatement avant le début du congé sabbatique, ce qui repousse le début effectif de la suspension au 13.06.2025.

Convention : Mécanix SA rédige la convention avec les dates exactes (13.06.2025 au 12.10.2025), la suspension du salaire, le maintien du poste de comptable à 100 %, la prise en charge des cotisations LPP par Isabelle, l'interdiction d'exercer une activité auprès d'un concurrent direct, et la clause de restitution des cotisations avancées si elle ne reprend pas le travail à la date convenue. La convention est signée le 26.05.2025.

Reprise : Le 29.09.2025, Mécanix SA envoie une confirmation écrite de la reprise au 13.10.2025. Isabelle confirme par retour de courriel. Le service RH réactive les couvertures LAA et LPP à cette date et remet à jour la fiche de salaire dès octobre 2025.

Récapitulatif opérationnel

• Vérifiez si une CCT sectorielle applicable prévoit un droit au congé non payé avant de prendre position sur la demande.
• Contactez votre institution de prévoyance LPP avant de signer quoi que ce soit : les délais et options varient selon les caisses.
• Notifiez formellement l'assureur LAA et l'assureur IJM, obtenez une confirmation écrite de la durée de couverture résiduelle.
• Rédigez une convention écrite signée avant le départ, couvrant durée exacte, suspension du salaire, sort du poste, assurances sociales, obligations pendant le congé et clause de restitution.
• Soldez les vacances acquises avant le départ ou fixez leur traitement contractuellement.
• Informez le collaborateur par écrit de ses obligations d'assurance personnelle pour la période non couverte par l'employeur.
• Si un remplaçant temporaire est engagé, établissez un contrat à durée déterminée indépendant, sans référence au retour du titulaire.
• Planifiez la confirmation écrite de reprise deux à quatre semaines avant la fin du congé, et réactivez toutes les couvertures sociales dès le premier jour de retour.
• Conservez tous les échanges écrits (demande, convention, confirmations d'assureurs, confirmation de reprise) dans le dossier personnel pendant la durée légale de conservation.

SynHR permet de centraliser les conventions de suspension, les documents d'assurance et les alertes de reprise directement dans le dossier collaborateur, ce qui évite les oublis lors de la réintégration.

Sources

• Code des obligations (CO), fedlex.admin.ch, texte consolidé des art. 319 à 362 sur le contrat de travail, dont art. 321a (fidélité), art. 329a (vacances), art. 336 et 340 (licenciement abusif et non-concurrence).
• Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle (LPP), fedlex.admin.ch, base légale de la prévoyance obligatoire et des règlements de caisse de pension.
• Loi fédérale sur l'assurance-accidents (LAA), fedlex.admin.ch, règles sur la fin de couverture et le délai de couverture résiduelle.
• Portail AVS-AI (avs-ai.ch), informations sur les cotisations AVS/AI/APG et le statut des assurés sans activité lucrative.
• ch.ch, informations sur les congés en droit suisse, vue d'ensemble des types de congés légaux et des droits des travailleurs en Suisse.