Vacances et heures supplémentaires : ce que dit la jurisprudence suisse

Intro

Un collaborateur accumule des heures supplémentaires sur plusieurs mois, puis pose trois semaines de vacances : doit-on lui payer un supplément de salaire sur cette période, compenser les heures en temps libre, ou les deux ? Cette question, apparemment simple, a généré une jurisprudence fournie du Tribunal fédéral — et des contentieux coûteux pour des PME qui n'avaient pas formalisé leurs règles à temps.

Cadre légal : CO, LTr et la distinction fondamentale

Le droit suisse distingue deux régimes selon la taille de l'entreprise et le statut du travailleur. Pour les employés soumis à la Loi sur le travail (LTr), les heures supplémentaires sont définies à l'art. 12 LTr comme les heures dépassant la durée maximale légale (45 h/semaine pour les entreprises industrielles et le commerce de détail, 50 h pour les autres catégories). Pour les travailleurs non soumis à la LTr (cadres dirigeants, personnel de direction), c'est le Code des obligations (CO), art. 321c, qui s'applique.

Cette distinction conditionne tout le reste : le régime de compensation, les majorations applicables et, surtout, le traitement des vacances pendant lesquelles des heures supplémentaires auraient normalement dû être prestées.

Heures supplémentaires au sens du CO (art. 321c)

L'art. 321c CO pose trois règles : (1) l'employeur peut exiger des heures supplémentaires si les circonstances le justifient et que le travailleur peut les fournir ; (2) elles doivent être compensées en temps libre d'une durée au moins équivalente dans un délai raisonnable, si l'employeur et l'employé s'accordent ; (3) à défaut de compensation en temps, un supplément de 25 % s'ajoute au salaire normal — sauf convention contraire par écrit. Ce dernier point est décisif : un contrat de travail peut valablement prévoir que les heures supplémentaires sont rémunérées sans supplément, voire incluses dans le salaire fixe, à condition que ce forfait soit formulé clairement et que le salaire reste adéquat par rapport aux heures effectivement accomplies (TF 4A_482/2017).

Heures supplémentaires au sens de la LTr (art. 12-13)

Le régime LTr est plus strict. Les heures dépassant la durée maximale légale doivent être compensées par du temps libre ou, si ce n'est pas possible, rémunérées avec un supplément de 25 % obligatoire — et non dérogeable par contrat individuel. La durée maximale hebdomadaire peut être temporairement dépassée de 2 h/semaine en moyenne sur seize semaines consécutives.

La jurisprudence récente du Tribunal fédéral

Plusieurs arrêts rendus entre 2018 et 2024 affinent la doctrine applicable aux PME romandes.

ATF 4A_453/2019 : preuve et prescription des heures supplémentaires

Le Tribunal fédéral a rappelé que la preuve des heures supplémentaires incombe au travailleur, mais que l'employeur qui ne tient pas de registre des temps de travail — obligation découlant de l'OLT 1 (Ordonnance 1 relative à la LTr), art. 46 — s'expose à ce que le juge admette les déclarations du travailleur avec une certaine latitude. En l'espèce, l'employeur ne disposait d'aucun relevé horaire ; le tribunal a retenu les estimations du salarié comme vraisemblables. La prescription des créances de salaire est de cinq ans (art. 128 ch. 3 CO), ce qui signifie qu'un employé peut réclamer cinq ans d'heures supplémentaires non rémunérées. Pour une PME de 20 employés, cela représente un risque financier significatif.

TF 4A_16/2022 : vacances et compensation des heures supplémentaires

Cet arrêt précise qu'une période de vacances ne suspend pas l'obligation de compenser ou de rémunérer les heures supplémentaires déjà acquises. En d'autres termes, le fait que l'employé soit en vacances ne constitue pas une compensation implicite des heures accumulées avant la période de vacances. L'employeur qui souhaite que les vacances «absorbent» des heures supplémentaires doit : (1) en informer le travailleur expressément par écrit, et (2) obtenir son accord — un accord qui ne peut être présumé du seul fait que les vacances ont été accordées. Sans ces deux conditions, les heures supplémentaires restent dues.

TF 4A_338/2023 : forfait heures supplémentaires et adéquation du salaire

La clause «les heures supplémentaires sont incluses dans le salaire» est valable uniquement si deux conditions cumulatives sont remplies : la clause est rédigée de façon suffisamment précise (nombre maximal d'heures couvert, ou pourcentage de la rémunération y afférent), et le salaire global reste raisonnable compte tenu des heures effectivement prestées. Le TF a annulé une clause forfaitaire dans un contrat prévoyant un salaire mensuel de CHF 5'800 pour un responsable d'équipe censé travailler «jusqu'à 50 heures par semaine» : le surplus de 10 h/semaine représentait une rémunération horaire effective inférieure au minimum sectoriel, rendant la clause abusive.

Position constante sur les vacances non prises

La jurisprudence constante (ATF 131 III 623, confirmé par plusieurs arrêts récents) rappelle qu'il est interdit d'indemniser en argent les vacances légales minimales (4 semaines, 5 semaines pour les moins de 20 ans) pendant la durée du contrat de travail. Cette interdiction résulte de l'art. 329d al. 2 CO. En revanche, les jours de vacances conventionnels qui dépassent le minimum légal peuvent être rachetés, par exemple en cas de résiliation du contrat. Cette distinction impacte directement la gestion des soldes de vacances en fin d'année ou à la résiliation.

Traitement administratif : les obligations concrètes de l'employeur

Au-delà de la jurisprudence, plusieurs obligations administratives structurent la gestion quotidienne.

Tenue du registre des temps de travail

L'art. 46 OLT 1 impose à l'employeur de tenir un registre des heures de travail de chaque employé, incluant les heures supplémentaires et leur compensation. Ce registre doit être conservé pendant cinq ans. Depuis 2016, le SECO a assoupli les exigences pour certaines catégories de travailleurs (cadres avec horaire autonome, travailleurs à domicile) via l'OLT 1 révisée, mais pour une PME de 5 à 50 employés, la règle générale reste la tenue complète du registre. L'absence de registre constitue une infraction administrative et, en cas de litige, se retourne contre l'employeur.

Mention au certificat de salaire et décompte annuel

Les heures supplémentaires rémunérées avec un supplément de 25 % sont du salaire ordinaire soumis aux cotisations sociales (AVS/AI/APG au taux cumulé employeur + employé de 10,6 % en 2024, AC à 2,2 % jusqu'au plafond annuel de CHF 148'200). Elles figurent dans la rubrique 1 du certificat de salaire. Une compensation en temps libre n'est pas un avantage en argent et ne génère pas de cotisation supplémentaire — mais elle doit être documentée dans le registre des temps.

Procédure en cas de litige ou de départ du collaborateur

1. Établir un décompte consolidé des heures supplémentaires (date par date, source : registre des temps) dès la notification de résiliation ou dès la réclamation du salarié.
2. Croiser ce décompte avec les compensations en temps libre accordées (journées de récupération, réduction d'horaire documentée).
3. Vérifier si une clause contractuelle de forfait est applicable et si elle respecte les critères de validité TF 4A_338/2023.
4. Calculer le solde en appliquant le taux horaire brut + 25 % (ou sans supplément si clause contractuelle valide).
5. Inclure le montant dans le décompte final de salaire, soumis aux cotisations sociales ordinaires.
6. Remettre le décompte au collaborateur par écrit, avec indication du délai de prescription de cinq ans (art. 128 CO) pour lui permettre de faire valoir ses droits si contestation.

Cas pratique : Mireille Favre, responsable de production, PME vaudoise de 18 collaborateurs

La société Mécanex Sàrl, atelier de précision à Orbe (VD), 18 employés, applique un horaire contractuel de 42 h/semaine. Mireille Favre, responsable de production depuis 2021, n'est pas une cadre dirigeante au sens de la LTr ; elle est donc soumise à la fois au CO et à la LTr.

Situation : Entre le 01.01.2024 et le 31.03.2024 (13 semaines), Mireille a travaillé en moyenne 47 h/semaine, soit 5 h supplémentaires par semaine. Total : 65 h supplémentaires. Du 01.04.2024 au 19.04.2024 (3 semaines), elle prend des vacances. L'employeur estime verbalement que «les vacances couvrent les heures sup». Mireille ne signe rien.

Analyse juridique : Selon TF 4A_16/2022, l'accord d'imputation doit être exprès et écrit. L'information verbale ne suffit pas. Les 65 heures restent donc dues.

Calcul :

• Salaire mensuel brut de Mireille : CHF 7'200 → salaire horaire : CHF 7'200 × 12 / (52 × 42) = CHF 39.56/h (arrondi).
• Heures dépassant la durée maximale LTr (45 h/semaine) : 2 h/semaine × 13 semaines = 26 h → supplément 25 % obligatoire (non dérogeable).
• Heures entre 42 h et 45 h/semaine (régime CO) : 3 h/semaine × 13 semaines = 39 h → supplément 25 % si pas de compensation en temps, sauf clause contractuelle valide.
• Le contrat de Mireille ne contient pas de clause forfaitaire. Les 65 h sont donc rémunérables à CHF 39.56 × 1.25 = CHF 49.45/h.
• Montant dû : 65 × CHF 49.45 = CHF 3'214.25 brut.
• Cotisations sociales employeur sur ce montant (AVS/AI/APG + AC + AF, env. 13–14 %) : ~CHF 450.
• Coût total employeur : ~CHF 3'664.

Ce que Mécanex aurait dû faire : Avant les vacances, remettre à Mireille un document signé indiquant que X jours de vacances sont accordés en compensation de Y heures supplémentaires, avec calcul équivalent (65 h ÷ 8,4 h/jour = 7,7 jours). Ce document aurait éteint la créance sans coût monétaire supplémentaire.

Récapitulatif opérationnel

• Tenir un registre des temps à jour pour chaque collaborateur (art. 46 OLT 1) : date, heures ordinaires, heures supplémentaires, compensations accordées. Conserver cinq ans.
• Formaliser par écrit tout accord de compensation heures supplémentaires ↔ temps libre, avant ou pendant la période de vacances — jamais après coup, jamais verbalement.
• Vérifier la validité de toute clause forfaitaire dans les contrats existants : précision suffisante sur le volume couvert + adéquation du salaire global (critères TF 4A_338/2023).
• Appliquer le supplément de 25 % sur les heures dépassant le maximum LTr sans exception possible par contrat individuel ; distinguer ces heures des heures CO pour lesquelles une clause contractuelle peut écarter le supplément.
• Au moment d'une résiliation, établir un décompte consolidé immédiat et l'inclure dans le solde de tout compte ; ne pas attendre une réclamation.
• Ne pas «racheter» en argent les vacances légales minimales (4 semaines) pendant le contrat ; prévoir un solde en jours pour les vacances conventionnelles excédentaires.
• En cas d'horaire autonome pour des cadres, vérifier si l'entreprise remplit les conditions d'exemption OLT 1 révisée et documenter cette décision dans le dossier RH.
• Soumettre les heures supplémentaires rémunérées aux cotisations sociales ordinaires et les déclarer correctement dans le certificat de salaire (rubrique 1).

Un logiciel RH comme SynHR permet d'automatiser le suivi des soldes d'heures et de vacances en temps réel, réduisant le risque d'erreur documentaire qui alimente la plupart des litiges décrits ci-dessus.

Sources

• Code des obligations (CO), art. 321c et 329d — fedlex.admin.ch — Texte consolidé des dispositions sur les heures supplémentaires et les vacances en droit du travail privé.
• Loi sur le travail (LTr) — fedlex.admin.ch — Base légale des durées maximales de travail, heures supplémentaires LTr et obligations de l'employeur.
• SECO — Secrétariat d'État à l'économie — Directives et circulaires sur l'application de la LTr, dont les exemptions OLT 1 pour les cadres.
• Office fédéral de la statistique (OFS) — bfs.admin.ch — Données de référence sur les salaires horaires moyens par secteur, utiles pour évaluer l'adéquation d'une clause forfaitaire.
• AVS-AI — avs-ai.ch — Taux de cotisations AVS/AI/APG en vigueur, plafonds et bases de calcul pour les décomptes de salaire incluant les heures supplémentaires.