Service militaire et salaire : ce que doit faire l'employeur en Suisse

Un collaborateur convoqué : deux obligations distinctes à ne pas confondre

Quand un collaborateur reçoit son ordre de marche, l'employeur doit distinguer deux régimes qui se superposent : l'obligation de maintien du salaire fondée sur le Code des obligations (CO), d'une part, et le droit aux allocations pour perte de gain (APG) militaires fondées sur la Loi fédérale sur les allocations pour perte de gain (LAPG), d'autre part. Ces deux régimes ne se substituent pas l'un à l'autre : le premier définit ce que l'employé peut exiger, le second définit ce que la collectivité rembourse à l'employeur (ou, selon le cas, à l'employé lui-même).

La confusion entre les deux est à l'origine de la plupart des litiges dans les PME : certains employeurs stoppent tout versement en croyant que l'APG suffit, d'autres paient le salaire intégral sans demander les APG et absorbent eux-mêmes la charge. Ni l'une ni l'autre situation n'est correcte.

Obligation de maintien du salaire : ce que dit le CO

Le principe général de l'art. 324a CO

L'article 324a CO oblige l'employeur à verser le salaire lorsque le travailleur est empêché de travailler sans faute de sa part pour des causes inhérentes à sa personne. Le service militaire obligatoire est expressément reconnu comme une telle cause. La durée du maintien dépend de l'ancienneté du collaborateur selon une échelle progressive (la jurisprudence cantonale et les usages suisses retenus notamment par les tribunaux vaudois se réfèrent à des barèmes établis par arrêts ou conventions collectives selon le secteur). En l'absence de convention collective ou d'accord contractuel plus favorable, c'est la règle légale minimale de l'art. 324a CO qui s'applique.

Concrètement, pour la première année de service, la protection est limitée à quelques semaines ; elle s'étend progressivement avec l'ancienneté. Comme les seuils exacts varient selon les barèmes cantonaux (Berne, Vaud, Genève appliquent des échelles différentes) et selon les CCT sectorielles, il convient de vérifier systématiquement la CCT applicable avant de décider du montant à verser.

Dispositions contractuelles et CCT plus favorables

De nombreuses CCT romandes prévoient un maintien plus généreux que la loi. La CCT du secteur du bâtiment, par exemple, contient des dispositions spécifiques pour les périodes de service. L'employeur doit donc toujours partir de la CCT applicable à son secteur avant de calculer ce qu'il doit. Si aucune CCT ne s'applique, le contrat individuel de travail peut prévoir un maintien intégral ou partiel. Ces dispositions conventionnelles ou contractuelles priment la règle légale minimale à condition d'être plus favorables à l'employé (art. 362 CO).

Ce que l'obligation de maintien ne couvre pas

Le maintien du salaire ne s'applique qu'au service obligatoire : école de recrues, cours de répétition, service civil. Les services volontaires (cours de cadres volontaires supplémentaires non imposés) ne bénéficient pas automatiquement de la même protection légale, sauf disposition contractuelle ou conventionnelle expresse. L'employeur est fondé à refuser le maintien du salaire pour une convocation purement volontaire, mais doit alors le préciser clairement et par écrit pour éviter tout contentieux.

Les APG militaires : fonctionnement et montants

Qui a droit aux APG et sur quelle base

Les APG militaires compensent la perte de revenu subie pendant le service. Le droit est ouvert à toute personne astreinte au service militaire, au service civil ou à la protection civile, qu'elle soit salariée, indépendante ou sans activité lucrative. Pour les salariés, l'allocation est calculée sur la base du dernier salaire AVS déterminant, dans la limite du plafond légal prévu par la LAPG. Les taux et plafonds sont fixés par le Conseil fédéral et révisés périodiquement ; la Caisse fédérale de compensation (EAK) et les caisses de compensation cantonales publient les montants en vigueur.

Versement à l'employeur ou à l'employé

Si l'employeur maintient le salaire pendant le service, l'APG lui est versée directement (cession légale). L'employé perçoit son salaire habituel et l'employeur est remboursé par la caisse de compensation à concurrence du montant de l'allocation. Si l'employeur ne maintient pas le salaire (service de longue durée dépassant l'obligation légale, par exemple), l'APG est versée directement à l'employé. La caisse de compensation calcule alors l'allocation et la verse soit à l'employeur soit à l'employé selon les informations fournies lors de la demande.

APG et cotisations sociales

Les APG ne sont pas soumises aux cotisations AVS/AI/APG tant qu'elles sont versées à l'employé directement. En revanche, quand elles transitent par l'employeur sous forme de maintien de salaire, les montants versés restent soumis aux cotisations sociales usuelles sur la part salaire. L'employeur doit donc être attentif à ne pas traiter l'APG comme un salaire brut supplémentaire dans sa comptabilité : l'allocation vient en déduction de la charge, pas en complément.

Procédure administrative : étapes et acteurs

Avant le service

1. Identifier la caisse de compensation compétente. Il s'agit en général de la caisse à laquelle l'employeur est affilié pour les cotisations AVS. Les PME romandes affiliées à une caisse cantonale (OCAS Vaud, OCAS Genève, etc.) s'adressent à cette même caisse pour les APG.
2. Informer le collaborateur de ses droits et obligations. L'employé doit remettre à l'employeur le formulaire d'annonce de service dès réception de son ordre de marche. C'est sur la base de ce document que l'employeur pourra déclencher la demande d'APG.
3. Vérifier la CCT applicable et le contrat de travail pour déterminer le montant du salaire à maintenir.

Pendant et après le service

1. Verser le salaire maintenu aux échéances habituelles. Ne pas attendre le remboursement de la caisse pour payer l'employé.
2. Constituer le dossier APG. L'employeur remplit le formulaire de demande d'APG (disponible auprès de sa caisse de compensation ou sur le portail avs-ai.ch) et y joint le livret de service ou la confirmation officielle de la période accomplie.
3. Transmettre le formulaire à la caisse de compensation dans les 90 jours suivant la fin du service. Passé ce délai, le droit à l'allocation peut être périmé selon les dispositions de la LAPG et de la Loi fédérale sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA).
4. Contrôler la décision de la caisse. La caisse notifie le montant accordé. En cas de désaccord, l'employeur ou l'employé peut faire opposition dans les 30 jours (art. 52 LPGA).
5. Comptabiliser le remboursement. L'APG reçue vient réduire la charge salariale nette dans la comptabilité. Elle ne doit pas être comptabilisée comme un produit d'exploitation mais comme une réduction de la charge de personnel.

Service de longue durée : règles particulières

Pour les services de longue durée (école de recrues, service civil de plusieurs mois), l'APG couvre en principe une fraction significative du salaire habituel, mais rarement la totalité. L'écart entre le salaire maintenu et l'APG perçue reste à la charge de l'employeur, sauf si la CCT ou le contrat prévoit expressément que le maintien du salaire s'éteint à l'issue de la période légale. Les employeurs de PME sous-estiment souvent cet écart pour les cadres ou les hauts salaires, dont le salaire dépasse le plafond LAPG : la différence entre l'APG plafonnée et le salaire effectif est alors intégralement supportée par l'employeur (ou non, si le contrat le prévoit, mais ce point doit être acté par écrit).

Sanctions et risques pour l'employeur

Le non-paiement du salaire dû pendant le service militaire constitue une violation de l'art. 324a CO. Le collaborateur peut saisir le Tribunal des prud'hommes compétent (Tribunal de prud'hommes de Lausanne, Genève, Fribourg selon le lieu de travail). La procédure prud'homale est gratuite en dessous d'un certain seuil de litige (art. 113 CPC) et les juges accordent régulièrement des intérêts moratoires de 5 % l'an sur les arriérés (art. 104 CO).

Un second risque concerne la résiliation abusive du contrat. L'art. 336 al. 1 lit. d CO dispose expressément que le congé donné parce que l'employé accomplit une obligation légale est abusif. Licencier un collaborateur pendant son service militaire ou dans les quatre semaines suivant la fin de celui-ci est en outre nul selon l'art. 336c CO (protection contre les congés en temps inopportun). En pratique, cela signifie que l'employeur qui notifie un congé pendant le service doit savoir que ce congé ne prend pas effet : le délai de congé est suspendu et ne recommence à courir qu'à l'issue de la période protégée.

Sur le plan des APG, l'employeur qui omet de déposer la demande prive l'entreprise d'un remboursement auquel elle a légalement droit. Aucune sanction pénale n'est prévue pour ce seul oubli, mais la charge financière non remboursée reste intégralement dans les comptes.

Cas pratique : Mireille Rochat, comptable dans une PME vaudoise de 18 personnes

Mireille Rochat, 31 ans, est comptable à 80 % dans une PME de services à Yverdon-les-Bains, affiliée à l'OCAS Vaud pour ses cotisations sociales. Son salaire mensuel brut est de CHF 5 200 à 80 %. Elle est convoquée pour un cours de répétition de 19 jours en mai. Le contrat de travail ne contient pas de clause particulière sur le service militaire ; aucune CCT ne s'applique à ce secteur.

Étape 1 : Déterminer l'obligation de maintien du salaire. Mireille a 4 ans d'ancienneté. En l'absence de CCT, l'art. 324a CO s'applique. La durée de maintien dépend du barème applicable dans le canton. L'employeur consulte le barème bernois (fréquemment utilisé comme référence en Suisse romande par les tribunaux en l'absence de CCT sectorielle) ou demande confirmation à son avocat ou à sa fiduciaire. Pour 19 jours, la durée du service est inférieure à toutes les durées de maintien prévues par les barèmes usuels : l'employeur doit maintenir le salaire intégral pour la durée du cours.

Étape 2 : Calculer le salaire à verser. Mireille perçoit CHF 5 200 par mois. Le salaire journalier brut est de CHF 5 200 / 21,75 (jours ouvrables moyens par mois), soit environ CHF 239 par jour ouvrable. Pour 19 jours calendaires de service, il convient de vérifier combien de jours ouvrables effectifs tombent dans cette période et de maintenir le salaire correspondant. L'employeur verse le salaire habituel à la fin du mois sans interruption.

Étape 3 : Demander les APG. Dès réception du livret de service attestant la période accomplie, l'employeur (ou la fiduciaire mandatée) complète le formulaire APG auprès de l'OCAS Vaud. L'allocation est calculée sur la base du salaire AVS déterminant de Mireille, dans la limite du plafond légal en vigueur. L'OCAS rembourse l'allocation à l'employeur. Si l'APG ne couvre pas l'intégralité du salaire maintenu (ce qui peut survenir si le salaire dépasse le plafond LAPG), la différence reste à la charge de l'employeur.

Étape 4 : Comptabilisation. L'APG reçue (par exemple CHF 2 300 pour 19 jours selon le taux et le plafond applicables à la date du service) est portée en déduction de la charge salariale du mois de mai dans les comptes. Le salaire net versé à Mireille reste identique à un mois ordinaire. Le coût net pour l'employeur est la différence entre le salaire brut maintenu et l'APG perçue.

Récapitulatif opérationnel

• Dès réception de l'ordre de marche par le collaborateur, vérifier la CCT applicable et le contrat individuel pour déterminer l'étendue exacte de l'obligation de maintien du salaire.
• Maintenir le salaire aux échéances habituelles sans attendre le remboursement APG : le versement tardif peut constituer une violation du CO.
• Exiger du collaborateur la remise du livret de service ou de la confirmation officielle de service dès la fin de la période.
• Déposer la demande d'APG auprès de la caisse de compensation affiliée dans les 90 jours suivant la fin du service, pièces justificatives jointes.
• Pour les services longs (école de recrues, service civil), calculer explicitement l'écart entre le plafond LAPG et le salaire effectif, et documenter par écrit la politique de l'entreprise sur la prise en charge de cet écart.
• Ne jamais notifier un licenciement pendant le service ou dans les quatre semaines suivant la fin de celui-ci sans avis juridique préalable (risque de congé nul, art. 336c CO).
• Comptabiliser l'APG reçue en déduction de la charge salariale, non comme un produit, pour ne pas fausser le résultat et la masse salariale déclarée.
• En cas de doute sur le montant de l'APG notifié par la caisse, déposer une opposition écrite dans les 30 jours (art. 52 LPGA).
• Pour les PME utilisant un logiciel de paie comme SynHR, vérifier que le module de gestion des absences permet de tracer séparément les jours de service militaire afin de faciliter le calcul APG et le contrôle AVS annuel.

Sources

• Loi fédérale sur les allocations pour perte de gain (LAPG), fedlex.admin.ch, texte consolidé de la loi régissant les APG militaires, de maternité et de service civil.
• Code des obligations (CO), fedlex.admin.ch, notamment les art. 324a, 336 et 336c sur le maintien du salaire et la protection contre le licenciement.
• Caisse fédérale de compensation (EAK), eak.admin.ch, informations sur les APG, formulaires et montants en vigueur.
• Portail AVS/AI, avs-ai.ch, ressources pratiques sur les assurances sociales suisses dont les APG.
• Loi fédérale sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA), fedlex.admin.ch, notamment l'art. 52 sur les délais d'opposition aux décisions des caisses de compensation.