Obligation d'annonce des postes vacants : qui est concerné en Suisse romande ?

Intro

Un employeur de Morges publie une offre d'emploi sur son site et sur un jobboard, puis signe un contrat trois semaines plus tard, sans avoir rien annoncé à l'Office régional de placement. Si le poste relevait d'une profession soumise à l'obligation d'annonce, il vient de commettre une infraction passible d'une amende pouvant atteindre un montant fixé par la loi fédérale sur l'assurance-chômage (LACI). Le mécanisme est méconnu, les exceptions nombreuses, et les conséquences pour la PME réelles.

Base légale : d'où vient cette obligation ?

L'obligation d'annonce des postes vacants est ancrée aux art. 21a ss LACI, introduits par la révision du 16 décembre 2016 et entrés en vigueur le 01.07.2018. Elle s'inscrit dans le dispositif de la priorité aux demandeurs d'emploi inscrits en Suisse, souvent désigné sous le nom de « préférence nationale ». Son but n'est pas de contraindre l'employeur à recruter un candidat ORP, mais de lui imposer de mettre le poste en visibilité pendant un délai légal avant toute publication externe.

Le règlement d'exécution (OAC) et les listes de genres de professions soumises publiées annuellement par le Secrétariat d'État à l'économie (SECO) précisent le périmètre exact. La liste est révisée chaque année sur la base des taux de chômage par profession, calculés par l'Office fédéral de la statistique.

Le seuil de déclenchement

Une profession est soumise à l'obligation d'annonce lorsque son taux de chômage dépasse un seuil fixé par l'ordonnance. Ce seuil a été abaissé à compter du 01.01.2020 : consultez la liste officielle en vigueur publiée par le SECO pour connaître les professions concernées à la date de votre recrutement, car la liste change chaque année en janvier. Retenir un chiffre de mémoire sans vérifier est la principale source d'erreur dans les PME.

Qui publie la liste des professions concernées ?

Le SECO publie chaque année, en principe avant le 01.01, la liste actualisée des genres de professions soumis à l'obligation d'annonce, classés par code CITP (classification internationale type des professions). Les cantons de Vaud, Genève, Valais et Fribourg n'ont pas de liste cantonale distincte : c'est la liste fédérale qui s'applique uniformément sur tout le territoire suisse.

Qui est concerné et pour quels postes ?

Employeurs concernés

Tout employeur établi en Suisse, quelle que soit sa taille, est soumis à l'obligation dès lors qu'il souhaite pourvoir un poste dont la profession figure sur la liste SECO. Une PME de huit collaborateurs à Sion est traitée de la même façon qu'un groupe de mille personnes à Lausanne. Il n'existe pas de franchise liée à l'effectif.

Les agences de placement temporaire sont également concernées lorsqu'elles recrutent pour des missions durables. En revanche, pour les missions de durée très courte, les règles d'application peuvent différer : renseignez-vous directement auprès de votre ORP cantonal.

Postes concernés

Seuls les postes à pourvoir dont la profession relève d'un genre figurant sur la liste annuelle SECO sont soumis à l'annonce. Si vous recrutez un comptable, un technicien en génie civil ou un logisticien, vérifiez le code CITP correspondant dans la liste. Un poste de direction générale ou un profil très spécialisé introuvable sur le marché peut ne pas figurer sur la liste, mais cela ne dispense pas de la vérification.

Les postes temporaires inférieurs à une durée minimale fixée par l'ordonnance sont exemptés. Les postes à durée indéterminée ou les CDDs longs sont en revanche pleinement soumis à l'obligation dès que la profession est listée.

Exceptions explicites

La loi prévoit plusieurs exceptions. Sont notamment exemptés : les recrutements internes (promotion ou mutation d'un collaborateur existant), les postes pourvus par un proche du chef d'entreprise au sens familial du terme, les candidatures spontanées qui aboutissent sans que l'employeur ait ouvert un processus de recrutement, et certaines situations de reprise d'entreprise. Ces exceptions doivent toujours être documentées, car en cas de contrôle, c'est à l'employeur d'en apporter la preuve.

La procédure d'annonce : étapes concrètes

L'annonce se fait exclusivement via le portail en ligne dédié ou directement auprès de l'ORP compétent pour le lieu de travail du poste à pourvoir. Voici la séquence à respecter :

1. Vérifier la liste SECO : avant tout autre geste, confirmer que la profession du poste figure sur la liste en vigueur. Utilisez le code CITP et croisez avec la liste publiée sur le portail officiel du SECO.
2. Annoncer le poste à l'ORP compétent : si le lieu de travail est à Lausanne, c'est l'ORP vaudois ; si c'est à Genève, l'ORP genevois. L'annonce doit contenir une description du poste, le taux d'activité, les conditions essentielles et le lieu de travail.
3. Respecter le délai de blocage de cinq jours ouvrables : pendant ces cinq jours, le poste ne peut pas être publié sur un jobboard public, sur le site de l'entreprise, ni diffusé à un chasseur de têtes externe. L'employeur peut en revanche consulter les dossiers de candidats présentés par l'ORP.
4. Réceptionner les dossiers ORP : l'ORP dispose de ces cinq jours pour transmettre des dossiers de demandeurs d'emploi correspondant au profil. L'employeur est tenu de traiter ces candidatures sérieusement.
5. Publier librement après le délai : passé le délai légal, l'employeur est libre de publier l'offre sur tous les canaux de son choix, en parallèle des candidatures ORP encore en cours.
6. Communiquer le résultat du recrutement : dans un délai fixé par l'ordonnance après la clôture du recrutement, l'employeur doit informer l'ORP de l'issue (poste pourvu, candidat ORP retenu ou non, poste retiré).

L'annonce en ligne peut être faite via travailler.ch, le portail officiel suisse des offres d'emploi, qui intègre la fonctionnalité d'annonce aux ORP. Attention : créer simplement une annonce publique sur ce portail ne suffit pas à satisfaire l'obligation légale. Il faut explicitement cocher l'option d'annonce à l'ORP et compléter les champs requis.

Sanctions et contrôle

Amendes prévues par la LACI

L'art. 105 LACI prévoit des sanctions pénales pour les employeurs qui violent l'obligation d'annonce ou qui publient le poste avant l'expiration du délai de blocage. La sanction peut prendre la forme d'une amende. Son montant maximal est fixé par la loi : référez-vous au texte consolidé de la LACI sur fedlex.admin.ch pour le plafond exact en vigueur, car il peut être révisé. Le non-traitement sérieux des candidatures ORP transmises peut également être sanctionné.

Qui contrôle ?

Le contrôle est assuré par les autorités cantonales du marché du travail, qui peuvent agir sur signalement ou lors d'inspections. Les organes cantonaux de contrôle du travail, les offices cantonaux de l'emploi (OCE en Vaud, ORP genevois, etc.) et, dans certains cas, les inspections cantonales du travail sont les acteurs du contrôle. Une fiduciaire qui gère les RH d'une PME et omet de vérifier la liste engage la responsabilité de son client, pas la sienne propre : la responsabilité pénale reste celle de l'employeur.

Risque réputationnel

Au-delà de l'amende, une violation documentée peut compliquer les relations avec les autorités du marché du travail lors de demandes ultérieures (autorisations de travail pour frontaliers, recours aux contingents de travailleurs étrangers hors UE/AELE). Dans une région frontalière comme Genève ou le Valais, ce point n'est pas négligeable.

Spécificités cantonales en Suisse romande

La loi est fédérale et s'applique identiquement dans tous les cantons. Toutefois, les modalités pratiques varient : les ORP cantonaux ont des portails de contact distincts, des interlocuteurs différents et des délais de traitement internes qui peuvent varier. À Genève, l'Office cantonal de l'emploi (OCE) dispose d'une plateforme en ligne spécifique. Dans le canton de Vaud, c'est le Service de l'emploi (SDE) qui chapeaute les ORP locaux. En Valais, le Service de l'industrie, du commerce et du travail (SICT) coordonne les ORP. À Fribourg, le Service de l'emploi (SDE Fribourg) remplit cette fonction.

Dans les cantons de Genève et du Valais, la densité de travailleurs frontaliers soumis à l'Accord sur la libre circulation des personnes rend le sujet particulièrement sensible : un employeur qui omet d'annoncer un poste dans ces cantons est davantage exposé à un signalement, notamment de la part de syndicats actifs dans la surveillance du marché du travail.

La coordination entre cantons est assurée par le SECO, qui centralise les statistiques et émet les directives d'application. Un employeur dont les postes sont répartis dans plusieurs cantons romands doit annoncer chaque poste à l'ORP du canton où se situe le lieu de travail effectif, même si le siège social est dans un autre canton.

Cas pratique

Situation : Isabelle Recordon dirige une PME de vingt-deux collaborateurs à Yverdon-les-Bains, active dans la logistique industrielle. Elle souhaite recruter un magasinier-cariste (code CITP 9333) à 100 %. Le 08.01, elle consulte la liste SECO et constate que ce genre de profession figure sur la liste en vigueur. Elle doit donc annoncer le poste avant toute publication.

Déroulement :

1. Le 08.01 : Isabelle se connecte à travailler.ch, crée l'annonce et coche l'option d'annonce à l'ORP. Elle choisit l'ORP de Yverdon-les-Bains comme destinataire (lieu de travail effectif). Elle indique : poste à 100 %, horaires de nuit possibles, CDD de douze mois renouvelable, salaire selon CCT applicable.
2. Le délai de blocage de cinq jours ouvrables commence le 09.01. Les cinq jours ouvrables s'écoulent les 09, 10, 13, 14 et 15 janvier (en supposant que le 11 et 12 sont samedi et dimanche).
3. Pendant ce délai, l'ORP lui transmet trois dossiers de demandeurs d'emploi. Isabelle les examine et convoque un candidat en entretien le 14.01.
4. À partir du 16.01 (sixième jour ouvrable), elle publie librement l'offre sur un jobboard externe et sur son site corporate.
5. Le candidat ORP est retenu. Le contrat est signé le 28.01. Isabelle informe l'ORP du résultat dans le délai réglementaire, en précisant que le poste est pourvu via un candidat transmis par l'ORP.

Ce que cette procédure évite : si Isabelle avait publié l'offre directement sur un jobboard le 08.01 sans passer par l'annonce ORP, elle aurait violé l'obligation d'annonce et s'exposerait à l'amende prévue à l'art. 105 LACI, sans compter une éventuelle complication lors de ses prochaines demandes d'autorisation de travail pour ses collaborateurs frontaliers.

Récapitulatif opérationnel

• Avant chaque recrutement, vérifier le code CITP du poste et le croiser avec la liste SECO en vigueur (mise à jour chaque janvier).
• Annoncer le poste à l'ORP du canton du lieu de travail avant toute publication externe, y compris sur le site de l'entreprise.
• Ne publier aucune offre publique, ne mandater aucun chasseur de têtes externe avant l'expiration complète du délai de blocage légal de cinq jours ouvrables.
• Traiter sérieusement et documenter l'examen des dossiers transmis par l'ORP : une non-prise en compte systématique et non justifiée peut être qualifiée de violation.
• Communiquer le résultat du recrutement à l'ORP dans le délai fixé par l'ordonnance, qu'un candidat ORP ait été retenu ou non.
• En cas de recrutement interne, de candidature spontanée non sollicitée ou de situation familiale exemptée, constituer un dossier documentant l'exception avant de conclure le contrat.
• Pour les entreprises présentes dans plusieurs cantons romands, annoncer chaque poste à l'ORP du canton du lieu de travail effectif, même si le siège est ailleurs.
• Mettre à jour la procédure interne chaque janvier, dès la publication de la nouvelle liste SECO, et informer la fiduciaire ou le responsable RH du changement de périmètre si des professions entrent ou sortent de la liste.

Un outil de gestion RH comme SynHR peut servir à centraliser le suivi du statut d'annonce pour chaque recrutement en cours et à conserver la preuve de l'annonce ORP dans le dossier de recrutement.

Sources

• Loi fédérale sur l'assurance-chômage obligatoire et l'indemnité en cas d'insolvabilité (LACI), fedlex.admin.ch, texte consolidé incluant les art. 21a ss sur l'obligation d'annonce et l'art. 105 sur les sanctions.
• Ordonnance sur l'assurance-chômage obligatoire et l'indemnité en cas d'insolvabilité (OAC), fedlex.admin.ch, dispositions d'exécution sur les modalités de l'obligation d'annonce et les délais.
• Secrétariat d'État à l'économie (SECO), publication annuelle de la liste des genres de professions soumises à l'obligation d'annonce et directives d'application.
• travailler.ch, portail officiel suisse permettant d'annoncer les postes vacants aux ORP cantonaux et de consulter les profils de demandeurs d'emploi inscrits.
• ch.ch, portail officiel suisse, informations grand public sur les démarches liées au marché du travail, à l'emploi et aux obligations des employeurs.