Heures supplémentaires : compensation en temps ou paiement, qui décide ?

Intro

Un employé réclame le paiement de ses heures supplémentaires accumulées sur six mois ; l'employeur entend les compenser par un congé équivalent. Aucun des deux n'a forcément tort, mais la loi répartit les pouvoirs de décision de façon précise, et l'ignorer expose l'entreprise à une action en paiement devant le tribunal des prud'hommes.

Deux notions à ne pas confondre : heures supplémentaires et travail supplémentaire

Le Code des obligations (CO) et la Loi sur le travail (LTr) utilisent deux termes distincts qui recouvrent des régimes juridiques différents.

Les heures supplémentaires au sens du CO (art. 321c CO) désignent les heures effectuées au-delà de la durée convenue dans le contrat de travail ou l'usage de la branche. Ce sont les heures qui dépassent ce que les parties ont contractuellement fixé, quelle que soit la durée maximale légale.

Le travail supplémentaire au sens de la LTr (art. 12 et 13 LTr) désigne le travail accompli au-delà de la durée maximale légale de travail fixée par la loi elle-même. Cette durée varie selon les catégories de travailleurs et d'entreprises (art. 9 LTr), et la LTr impose ses propres conditions de compensation et de majoration.

Dans la grande majorité des PME romandes, les salariés sont soumis aux deux régimes simultanément : leur contrat fixe une durée hebdomadaire, et la LTr plafonne la durée maximale autorisée. Un responsable administratif qui travaille 45 heures alors que son contrat en prévoit 42 accumule des heures supplémentaires au sens du CO ; s'il dépasse en plus le plafond légal, les heures excédentaires relèvent aussi de la LTr.

Qui décide du mode de compensation ?

Régime contractuel : la primauté de l'accord

L'art. 321c al. 2 CO pose le principe : les heures supplémentaires sont compensées par un congé d'une durée au moins égale, avec l'accord de l'employé. Ce consentement est une condition légale explicite. L'employeur ne peut pas décider seul de compenser en temps libre si le contrat ne lui en donne pas le pouvoir.

En pratique, trois situations se présentent :

• Le contrat de travail ou le règlement d'entreprise prévoit expressément la compensation en temps. Dans ce cas, l'employeur peut l'imposer dans les limites fixées, sans avoir à obtenir un accord ponctuel de l'employé.
• Le contrat est muet sur ce point. L'accord de l'employé est alors requis à chaque fois. S'il refuse la compensation en temps, l'employeur doit payer.
• Une convention collective de travail (CCT) applicable à l'entreprise règle la question. Les dispositions de la CCT priment sur le contrat individuel dès lors qu'elles sont plus favorables à l'employé (art. 357 CO).

À défaut d'accord : le paiement avec majoration

Si aucun accord sur la compensation en temps n'existe, ou si l'employeur a imposé une compensation sans base contractuelle valable, l'art. 321c al. 3 CO s'applique : les heures supplémentaires sont payées avec un supplément d'au moins un quart du salaire. Ce taux de 25 % est un plancher légal auquel il n'est pas possible de déroger au détriment de l'employé par contrat individuel, mais on peut y déroger par CCT (art. 362 CO).

La jurisprudence du Tribunal fédéral confirme que l'employeur qui impose unilatéralement la compensation en temps, sans base contractuelle ni accord de l'employé, reste débiteur du supplément de salaire (ATF 126 III 337). La compensation imposée contre la volonté de l'employé ne libère pas l'employeur de son obligation de paiement.

Régime spécial LTr pour le travail supplémentaire

Pour les heures dépassant la durée maximale légale (art. 12 LTr), le régime est plus strict. L'art. 13 LTr prévoit que ce travail supplémentaire doit être compensé par un congé d'une durée au moins égale dans un délai relativement bref, ou payé avec une majoration. Les conditions exactes dépendent de la catégorie d'entreprise et de l'autorisation éventuelle accordée par le SECO. Contrairement au régime CO, il n'est pas possible d'exclure contractuellement la majoration pour les heures relevant de la LTr, sauf disposition CCT spécifique.

Conditions de validité d'une clause de compensation en temps

Ce que doit contenir le contrat ou le règlement

Pour être opposable à l'employé, la clause de compensation en temps doit être suffisamment précise. Les tribunaux prud'homaux vaudois et genevois ont annulé des clauses trop vagues du type « les heures supplémentaires pourront être compensées en temps ». Une clause valide précise généralement :

• La durée maximale des heures pouvant être reportées (exemple : un solde maximum de deux semaines).
• Le délai dans lequel la compensation doit intervenir (exemple : dans les douze mois suivant leur accumulation).
• La procédure de validation des heures (pointage, validation du supérieur, saisie dans un outil de gestion du temps).
• Ce qu'il advient des heures non compensées au terme du délai prévu.

Prescription et péremption

Le droit aux heures supplémentaires non payées se prescrit par cinq ans en vertu de l'art. 128 ch. 3 CO (créances de salaire). Ce délai court dès l'exigibilité de chaque créance. Un employé qui quitte une PME après trois ans peut théoriquement réclamer le paiement de toutes les heures supplémentaires non compensées et non payées sur cette période, majorées de 25 %, plus les intérêts moratoires. C'est un risque financier concret pour les employeurs qui ne tiennent pas de relevé d'heures ou qui laissent des soldes importants s'accumuler sans les régler.

Cas des cadres et employés bénéficiant d'une large autonomie

L'art. 321c al. 1 CO précise que l'employé est tenu d'effectuer les heures supplémentaires « dans la mesure où il peut s'en charger et où les règles de la bonne foi permettent de le lui demander ». Pour les cadres supérieurs dont la rémunération intègre déjà une compensation pour les dépassements horaires habituels, la jurisprudence admet que le contrat puisse valablement exclure tout droit aux heures supplémentaires (ATF 129 III 171). Cette exclusion doit être expresse, le salaire doit être substantiellement supérieur à celui du marché pour la fonction concernée, et elle ne couvre pas les dépassements extraordinaires et imprévus. Pour les cadres soumis à la LTr, l'exclusion des heures relevant de la durée maximale légale reste impossible sans base CCT.

Obligations documentaires et saisie des heures

L'art. 46 LTr impose à l'employeur de tenir des registres permettant de contrôler le respect des prescriptions légales sur la durée du travail. En cas de litige, c'est à l'employeur de prouver que les heures n'ont pas été effectuées ou ont été compensées, pas à l'employé de prouver qu'elles l'ont été (principe jurisprudentiel constant, notamment Tribunal cantonal vaudois). L'absence de relevé d'heures fiable joue systématiquement en défaveur de l'employeur.

Le SECO précise sur son site les modalités minimales de tenue des registres. Depuis la révision de l'Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1), certaines catégories d'entreprises peuvent recourir à la saisie simplifiée ou à l'auto-enregistrement, à condition que les conditions prévues par l'ordonnance soient remplies et qu'un accord écrit avec les employés ou leur représentation soit formalisé. Cette souplesse ne dispense pas de disposer d'un minimum de données vérifiables.

Cas pratique : atelier de menuiserie à Morges, 12 employés

L'entreprise Borloz & Fils Sàrl, à Morges, emploie 12 personnes. Leurs contrats prévoient 42 heures hebdomadaires. Le contrat type mentionne que « les heures supplémentaires peuvent être compensées en temps libre d'un commun accord ». Aucun délai ni plafond n'est précisé.

Jean-Marc, menuisier depuis quatre ans, a accumulé 87 heures supplémentaires sur l'exercice en cours, validées chaque semaine par son chef d'atelier dans un tableau Excel partagé. En novembre, le gérant lui annonce que ses heures seront compensées en janvier, période creuse. Jean-Marc refuse : il part en formation en janvier et demande le paiement.

Analyse juridique : La clause contractuelle est trop vague pour permettre une imposition unilatérale. Faute de précision sur le délai et le plafond, et faute d'accord ponctuel de Jean-Marc sur le mois de janvier, l'art. 321c al. 3 CO s'applique. L'entreprise doit payer les 87 heures avec une majoration d'au moins 25 %.

Calcul : Jean-Marc perçoit un salaire mensuel brut de CHF 5'460. Son taux horaire se calcule sur la base de la durée contractuelle (42 h x 52 semaines / 12 mois = 182 h/mois). Taux horaire : CHF 5'460 / 182 = CHF 30.00 environ. Paiement des heures supplémentaires : 87 h x CHF 30.00 x 1.25 = CHF 3'262.50 brut. À cela s'ajoutent les charges sociales patronales habituelles.

Ce que l'entreprise aurait dû faire : intégrer dans le contrat un plafond de report (par exemple 40 heures), un délai de compensation (dans les six mois), et une validation écrite du plan de compensation cosignée par l'employé. Une telle clause aurait rendu la compensation en janvier opposable à Jean-Marc, pour autant que sa formation ait pu être prise en compte dans la planification.

Procédure pour régulariser la situation :

1. L'employeur reconnaît par écrit le solde d'heures supplémentaires validé (87 heures), en se basant sur le relevé Excel cosigné.
2. Il propose à Jean-Marc deux options : paiement avec majoration sur le prochain bulletin de salaire, ou compensation en temps sur une période définie avec accord écrit.
3. Si Jean-Marc choisit le paiement, le montant est intégré au bulletin de décembre, soumis aux cotisations AVS/AI/APG et aux impôts à la source le cas échéant.
4. Le gérant actualise le modèle de contrat pour les prochains engagements, en précisant plafond, délai et procédure de validation.
5. Un règlement d'entreprise sur la gestion du temps est rédigé, soumis pour information aux employés, et archivé dans le dossier RH.

Récapitulatif opérationnel

• Vérifier si le contrat de travail ou le règlement d'entreprise contient une clause de compensation en temps suffisamment précise (plafond, délai, procédure) ; si la clause est vague, elle ne permet pas d'imposer la compensation.
• Pour toute compensation en temps non prévue contractuellement, obtenir l'accord écrit de l'employé avant que les heures ne soient posées.
• Identifier si les heures dépassent la durée maximale légale (LTr) : dans ce cas, le régime de majoration est plus contraignant et la marge de dérogation contractuelle plus étroite.
• Tenir un relevé d'heures validé régulièrement (hebdomadaire ou mensuel) par le supérieur direct, et conservé au moins cinq ans pour couvrir le délai de prescription des créances de salaire.
• Plafonner les soldes d'heures reportées : un solde qui dépasse plusieurs semaines représente un passif salarial potentiel dont l'ampleur est difficile à contester en l'absence de preuve de compensation.
• Pour les cadres dont la rémunération inclut une compensation des dépassements habituels, rédiger une clause d'exclusion explicite, vérifier que le salaire est effectivement au-dessus du marché pour la fonction, et documenter le raisonnement dans le dossier RH.
• En cas de départ d'un employé, solder les heures supplémentaires avant ou lors du dernier salaire ; intégrer ce point dans la procédure de sortie standard.
• Consulter la CCT applicable à la branche avant toute rédaction de clause : elle peut imposer des majorations ou des délais plus favorables à l'employé que le CO.

Un outil de gestion RH qui trace les soldes d'heures en temps réel et génère des alertes dès qu'un seuil est dépassé, comme SynHR, permet d'éviter que la situation ne devienne litigieuse avant même qu'on l'ait identifiée.

Sources

• Code des obligations (CO), fedlex.admin.ch, texte consolidé, notamment art. 321c (heures supplémentaires), art. 128 (prescription) et art. 357 (CCT).
• Loi sur le travail (LTr), fedlex.admin.ch, texte consolidé, notamment art. 9 (durées maximales), art. 12-13 (travail supplémentaire) et art. 46 (registres).
• Secrétariat d'État à l'économie (SECO), informations sur la durée du travail, les registres obligatoires et les autorisations de dérogation à la LTr.
• ch.ch, durée du travail, synthèse accessible des règles légales sur le temps de travail et les heures supplémentaires en Suisse.