SynHR · Dokumentation

Voraussetzungen: aktives SynHR-Konto (aktives Konto auf synhr.ch), Admin-Zugang zu app.synhr.ch und die Kontaktdaten Ihres Treuhänders (für den Lohnexport).

Unternehmen anlegen: anmelden, Firmenname, UID, Kanton, Adresse erfassen. E-Mail-Konvention festlegen (z. B. vorname.nachname@firma.ch) und die Feiertage des Kantons · SynHR füllt die kantonalen Feiertage automatisch ein.

Mitarbeitende & Abteilungen hinzufügen: Team per CSV importieren oder manuell anlegen. Jeder Mitarbeitende erhält eine Rolle (Worker, Manager, HR, Leitung). Abteilungen erstellen (Produktion, HR, Büro…) und Mitarbeitende zuordnen. Erste Zeiterfassung: der Mitarbeitende meldet sich an, startet eine Erfassung aus der Mobile- oder Web-App, wählt ggf. Baustelle/Projekt, bestätigt. Die Zeit wird gespeichert und ist für den Manager sichtbar.

Mobile Erfassung: die responsive Web-App läuft auf Smartphones (iOS/Android) ohne Installation. Erfassung per Tap starten, Pause hinzufügen, Tag abschliessen. Optional Geolokalisierung (pro Baustelle) zur Absicherung der Felderfassungen.

Baustellen-/Projektmodus: aktiviert muss der Mitarbeitende vor dem Start eine Baustelle (oder einen Kunden) auswählen. Die Zeit wird so dem richtigen Auftrag zugeordnet, für Kundenabrechnung und Rentabilitätsanalyse. Baustellen werden vom Manager oder HR angelegt.

Maschinenmodul (Forstwirtschaft): spezielle Option für Forst- und Bauunternehmen, der Mitarbeitende wählt die genutzte Maschine (Vollernter, Forwarder, Hacker…), um Maschinenstunden und Nutzungskosten zu verfolgen. Manager-Validierung: am Wochenende sieht der Manager die Stunden seines Teams, kann fehlerhafte Erfassungen korrigieren und schliesst die Periode ab. Überstunden: SynHR erkennt Überstunden automatisch anhand des Vertrags und der GAV und weist sie in Berichten separat aus.

Urlaubsanträge: der Mitarbeitende erstellt einen Antrag aus der App (Ferien, ausserordentlicher bezahlter Urlaub, RTT…), wählt Start-/Enddaten, fügt optional einen Kommentar hinzu. Der Antrag geht automatisch an den Manager zur Validierung.

Validierungs-Workflow: der Manager erhält eine E-Mail, kann annehmen oder mit Begründung ablehnen. Bei Annahme wird der Urlaub in den Kalender übernommen, das Saldo des Mitarbeitenden belastet. HR kann eine Entscheidung notfalls überschreiben. Alles wird im Audit-Log protokolliert.

Saldi: SynHR berechnet die Saldi pro Abwesenheitsart in Echtzeit (erworbene Ferien, genommene Ferien, RTT, nachgeholte Feiertage). Abwesenheitsarten: Ferien, Krankheit (mit Upload des Arztzeugnisses), Mutterschaft/Vaterschaft, Unfall, unbezahlter Urlaub, Weiterbildung, Umzug. Schweizer Feiertage: SynHR kennt Bundes- + Kantonsfeiertage (VD, GE, FR, VS, NE, JU, BE, ZH usw.) und füllt sie nach Kanton des Mitarbeitenden vor.

Schritt-für-Schritt: am Monatsende öffnet HR Lohn → Export Crésus, wählt die Periode (standardmässig Vormonat), prüft die validierten Stunden, klickt auf Export erstellen. Eine CSV-Datei wird sofort heruntergeladen.

Technisches Format: CSV in UTF-8 mit BOM (kompatibel mit Crésus Salaires), Semikolon als Trenner, Punkt als Dezimaltrenner. Exportierte Felder: Personalnummer, Vorname, Nachname, AHV-Nummer, Periode, Normalstunden, Überstunden, genommene Feriarschritte, Krankheitstage, sonstige Abwesenheiten, Boni.

Versand an den Treuhänder: HR sendet die CSV-Datei an den Treuhänder (verschlüsselte E-Mail oder sicheres Portal). Der Treuhänder importiert sie in Crésus Salaires, rechnet den Lohn ab, gibt die Lohnabrechnungen zurück. Frequenz: monatlich (idealerweise zwischen dem 25. und 28., damit der Treuhänder bis Monatsende auszahlen kann). 13. Monatslohn und Jahresboni können separat exportiert werden.

Sozialabgaben: SynHR kennt die schweizerischen Beiträge · AHV/IV/EO (5,3 % Arbeitgeber + 5,3 % Arbeitnehmer 2026), ALV, SUVA (UVG), und berechnet Brutto → Netto. BVG (2. Säule): SynHR verwaltet die BVG nicht direkt (das macht die Vorsorgeeinrichtung), exportiert aber die nötigen Daten für die Kasse (jährliches AHV-Gehalt, Beschäftigungsgrad).

revDSG · HR-Daten: HR-Daten sind sensible Personendaten. SynHR setzt AES-256 at rest ein, TLS-only in transit, unveränderliches Audit-Log auf jeder Lese-/Schreiboperation. Verarbeitungsverzeichnis + DPA auf Anfrage. Lohnausweise: SynHR exportiert die Daten, die der Treuhänder für den Jahres-Lohnausweis benötigt (offizielles Schweizer Formular für die Steuerbehörde).

GAV: SynHR unterstützt die wichtigsten Gesamtarbeitsverträge (GAV Metall, GAV Bau, GAV Personalverleih…). Regeln zu Überstunden, RTT und Feiertagen sind je GAV konfigurierbar. Homeoffice: Schweizer Empfehlung 2026, maximal 3 Tage/Woche Homeoffice, damit die Sozialversicherung des Mitarbeitenden gewahrt bleibt (darüber muss der Arbeitgeber im Wohnsitzstaat beitragen). SynHR erfasst Homeoffice- vs. Präsenz-Tage.